Cuentas anuales

Cuentas anuales

Una vez que haya terminado de registrar una empresa y comenzado a comerciar en serio, deberá completar una serie de documentos anuales de vital importancia. En particular, las cuentas anuales de las empresas en el Reino Unido. A continuación, describimos todo lo que necesita saber sobre las cuentas anuales de una empresa, incluidas las formas en las que puede procesar las de su propia empresa.

¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales se suelen denominar cuentas financieras, cuentas de la empresa o cuentas legales.

Las cuentas anuales proporcionan un informe completo de la actividad financiera de una empresa durante el último año financiero. La información de las cuentas se utilizará para preparar una declaración de impuestos de la empresa para HMRC y estimar el monto del impuesto de sociedades adeudado.

¿Qué es un año financiero?

Un año financiero (comúnmente conocido como año fiscal en los Estados Unidos) es, generalmente, un período de 12 meses, para el cual se preparan cuentas anuales. El año financiero del Reino Unido comienza el día posterior a la finalización del último año financiero, o el día de la incorporación, para aquellos que acaban de crear una empresa .

Tenga en cuenta que los años financieros se determinan en referencia al período que finaliza en una fecha específica, conocida como fecha de referencia contable (ARD) (ver más abajo). Puede optar por configurar sus cuentas en la ARD o en una fecha de hasta 7 días anteriores o posteriores al mismo..

¿Qué se incluye en las cuentas anuales legales completas?

Con la excepción de las empresas inactivas y las pequeñas, todas las empresas deben proporcionar cuentas anuales completas reglamentarias a Companies House. Los directores de la empresa tienen la responsabilidad legal de garantizar que las cuentas anuales se procesen de manera oportuna antes de la fecha límite de presentación legal. Los accionistas también deben recibir una copia de las cuentas anuales.

En las cuentas anuales estatutarias completas de una empresa, debe incluirse lo siguiente:

• Un balance general,  que describe el valor de todo lo que pertenece a su empresa.
• Una cuenta de pérdidas y ganancias,  en la que se describen las ventas y los costos de funcionamiento de la empresa, así como las pérdidas o ganancias que obtuvo durante su último año fiscal.
• Notas sobre las cuentas anuales.
• Informe de un director.
• El nombre y la firma del director en el balance general.
• Informe de un auditor, a menos que la empresa esté exenta.

Algunas empresas están exentas de presentar cuentas anuales constitucionales completas a Companies House.

Las pequeñas empresas y microempresas pueden preparar cuentas abreviadas, que consisten en un balance y notas. Sin embargo, deben preparar cuentas constitucionales para sus miembros.

Pequeñas empresas y cuentas anuales

A una empresa se le puede asignar el estado de pequeña empresa si cumple dos de los siguientes requisitos:

• Una facturación inferior a 10,2 millones de libras esterlinas.
• Balance total inferior a 5,1 millones de libras esterlinas.
• Personal de 50 empleados o menos.

Si su empresa es pequeña, puede optar por solicitar la exclusión de auditoría y decidir si enviar una copia del informe del director a Companies House.

Micro entidades y cuentas anuales

Una micro entidad es una empresa muy pequeña que cumple, como mínimo, dos de los siguientes criterios:

• Tiene una facturación anual de 632.000 libras esterlinas o menos.
• Tiene 316.000 libras esterlinas o menos en su balance.
• Tiene 10 empleados o menos.

Las micro entidades pueden crear cuentas aún más simples, en comparación con las pequeñas empresas, mientras se benefician de las mismas exclusiones.

Empresas inactivas y cuentas anuales

Si tiene una empresa inactiva, solo necesita juntar cuentas inactivas para Companies House y no será necesario realizar una auditoría. Las cuentas inactivas consisten en notas y un balance.

Sociedades de responsabilidad limitada y cuentas anuales

Las cuentas de sociedades de responsabilidad limitada (LLP) deben organizarse al final de cada año financiero, para informar las actividades comerciales colectivas de todos los miembros de la sociedad. Se debe entregar un duplicado de las cuentas a cada LLP y a cada persona responsable, incluida Companies House.

Al igual que las sociedades limitadas, las microempresas y las pequeñas empresas, las LLP pueden organizar cuentas abreviadas para Companies House, mientras que las LLP inactivas solo necesitan organizar cuentas latentes (inactivas). Las LLP y las sociedades limitadas comparten los mismos criterios de calificación.

Las primeras cuentas de una LLP abarcan el período de inicio en la fecha de incorporación, y no el primer día de negociación. Las cuentas terminan en la fecha de referencia contable, o aproximadamente siete días después esa fecha. Cada cuenta futura comienza el día posterior a la finalización de las cuentas anteriores, en la fecha de referencia contable, o aproximadamente siete días anteriores o posteriores a la ARD.

Si presenta las primeras cuentas de su LLP y abarcan un período superior a 12 meses, debe enviarlas a Companies House, dentro de los 21 meses posteriores a la fecha de incorporación o dentro de los tres meses posteriores a la ARD, lo que sea más largo. Las cuentas que cubran 12 meses o menos deben entregarse a Companies House dentro de los nueve meses posteriores a la ARD.

Las cuentas de LLP deben ser aprobadas por cada miembro y firmadas en su nombre por un miembro elegido.

Explicación del ARD de una empresa

Al registrarse en Companies House, las empresas reciben una ARD (fecha de referencia contable) que refleja el final del año financiero de la empresa (normalmente, 12 meses).

La primera ARD de una empresa será el aniversario del último día del mes en el que se constituyó la empresa. Por ejemplo:

• Registra una empresa el 1 de julio de 2019, su primera ARD será el 31 de julio de 2020.
• Las cuentas anuales deben establecerse en esta fecha de referencia contable y deben presentarse en Companies House 9 meses después de la ARD, a mas tardar.

¿Se puede cambiar una fecha de referencia contable?

El ARD de una empresa se puede cambiar en cualquier momento, antes de la fecha límite de presentación. Sin embargo, no se puede cambiar si una empresa tiene cuentas vencidas (a menos que la empresa lo esté administrando).

Puede acortar su año financiero de 12 meses en la cantidad que desee, con la frecuencia necesaria. Sin embargo, un año financiero solo se puede extender una vez cada cinco años y hasta 18 meses a partir de la fecha de incorporación o de la ARD del año anterior.

Para cambiar la fecha de referencia contable en una empresa en el Reino Unido, el director de la empresa debe completar el formulario AA01. Es un proceso simple y solo debería llevarte un par de minutos. A menos que elija hacer otros cambios en su año financiero, la nueva ARD será la fecha en la que se realizarán todas las cuentas anuales posteriores.

Notifique a HMRC si cambia la fecha contable de su empresa en el Reino Unido

Se debe notificar a HMRC, de forma inmediata, cuando se realicen cambios en la ARD, ya que afectarán las fechas contables de impuestos corporativos.

Los períodos contables pueden ser de 12 meses o menos, pero a diferencia del año financiero, el período contable no puede superar los 12 meses.

Si su año financiero excede los 12 meses, se deben presentar dos declaraciones de impuestos de la empresa: una para los primeros 12 meses y otra para el período excedente.

Cuando presentar sus cuentas anuales

Como se describe, las cuentas anuales, generalmente, abarcan un período de 12 meses. La fecha límite para la entrega de las cuentas anuales a Companies House es nueve meses después de la ARD. Esto refleja el final del año financiero y, por lo general, coincide con el último día del mes del aniversario de incorporación.

Además, si el primer año fiscal de Max Sociedades supera los 12 meses (lo que es bastante común), debe presentar sus primeras cuentas anuales en Companies House dentro de los 21 meses posteriores a la incorporación (en lugar de 9 meses). Las cuentas anuales subsiguientes vencerán a los 9 meses de la ARD.

¿Puede completar sus propias cuentas anuales?

Los comerciantes individuales pueden encontrar más fácil completar sus cuentas anuales en comparación con las sociedades limitadas, ya que estas últimas inevitablemente tendrán requisitos contables más complejos. Las cuentas anuales de las sociedades limitadas deben cumplir unas normas contables estrictas, establecidas por el Consejo de informes financieros (FRC).

Los directores de la compañía son responsables del mantenimiento de registros precisos de las cuentas anuales y de la presentación oportuna de los documentos relevantes en Companies House y HMRC. Si no se considera capaz de llevar una contabilidad competente o no tiene los conocimientos contables necesarios, debe intentar contratar a un contador, ya que una presentación incorrecta podría ser perjudicial.

Además, los contadores profesionales pueden ayudarlo a minimizar sus facturas de impuestos, ya que poseen conocimiento interno sobre cómo manejar sus finanzas.

Si contrata a un contador para sus cuentas anuales, debe proporcionar la siguiente información:

• Recibos y facturas de todos los bienes y servicios comprados / vendidos.
• Facturas de servicios públicos.
• Extractos de cuentas bancarias.
• Extractos de tarjetas de crédito.
• Acuerdos de préstamo.
• Cheque con los talones del libro.
• Libros de caja y libros de caja chica.
• Documentación de nómina.
• Cupones de dividendos.
• Detalles de las finanzas adeudadas a la empresa o adeudadas por la empresa.
• Gastos generales.
• Detalles de la inversión.
• Registros de IVA.
• Registros de existencias en poder de la empresa al final del año financiero.

¿Cuándo se auditan las cuentas anuales de las sociedades limitadas?

La mayoría de las empresas pequeñas y medianas no requerirán una auditoría, a menos que los estatutos indiquen explícitamente que se debe realizar una y los accionistas que la soliciten posean al menos el 10 % de las acciones emitidas.

Las auditorías son costosas y pueden llevar mucho tiempo, ya que implican un inventario completo y análisis y revisiones exhaustivas de toda la documentación contable, incluidas las cuentas bancarias. Las auditorías también deben ser realizadas por contadores independientes que estén autorizados para actuar como auditores.

Las auditorías también pueden ser muy ventajosas, ya que le permiten revisar su estado financiero y tranquilizar aún más a los prestamistas e inversores, en cuanto a la viabilidad y la rentabilidad potenciales de las empresas del Reino Unido.